Ansuchen
Um eine Förderung zu erhalten, ist es notwendig, ein Subventionsansuchen zu stellen. Das Subventionsansuchen sollte folgende Teile beinhalten:

• Beschreibung des geplanten Projekts: was wird gemacht, warum ist das wichtig, welche Auswirkungen hat das Projekt, zeitlicher Rahmen des Projekts.
• Darstellung der Organisation bzw. der Person: wer ist in der Organisation tätig, welche Projekte hat die Organisation/die Person schon durchgeführt; eventuell Tätigkeitsberichte und Pressespiegel beilegen. Bei Erstansuchen empfiehlt sich die Beilage der Vereinsstatuten sowie ein persönlicher Kontakt zur Förderstelle.
• Finanzplan: welche Ausgaben und Einnahmen werden durch das Projekt entstehen, wie viel Subventionen werden bei welcher Förderstelle beantragt, sind Eigeneinnahmen (z.B. Eintrittserlöse) zu erwarten Es ist oft ratsam, auch Eigenleistungen gesondert ausgewiesen (z.B. ehrenamtliche Arbeit) anzuführen.
• Zusätzlich empfiehlt sich, dem Subventionsansuchen einen kurzen, formlosen Brief mit Unterschrift, in dem die Vorhaben ganz knapp zusammengefasst werden, beizulegen.
• Je nach Förderstelle ist außerdem ein spezielles Formular ausgefüllt beizulegen.

Einreichfristen
Stadt, Land und Bund haben Jahresbudgets, über die Höhe der Budgetansätze für die einzelnen Bereiche wird im Herbst entschieden. Das Geld steht dann im nächsten Jahr zu Verfügung. Bei größeren Subventionsansuchen (Jahrestätigkeit, aufwändigere Projekte) empfiehlt es sich, möglichst frühzeitig den Antrag zu stellen, am besten schon im November/Dezember des Vorjahres. Bei manchen Förderstellen kommt es vor, dass ab Mitte des Jahres keine Gelder mehr vorhanden sind, und ein Projektansuchen aussichtslos ist.
Bei anderen Förderstellen ist im Herbst noch genug Geld vorhanden. Bei solchen Planungsfragen können die Dachverbände weiterhelfen, da sie die Praxis der Förderstellen kennen bzw. aktuelle Informationen haben.

Entscheidung
Über die Höhe der Subvention entscheiden die zuständigen Gremien:

• Gemeinden: KulturreferentIn bzw. Kulturausschuss
• Größere Städte, Länder: BeamtInnen der Kulturabteilung empfehlen eine Fördersumme, die Entscheidung liegt bei den KulturreferentInnen (LandesrätInnen, StadträtInnen). Ab einer gewissen Höhe des angesuchten Betrages (von Förderstelle zu Förderstelle unterschiedlich) trifft die Entscheidung nicht der/die KulturreferentIn allein sondern der Stadtsenat, Gemeinderat bzw. die Landesregierung.
• Bund: Bis zu einer Höhe von ca. 5.000.– Euro können Subventionen auf BeamtInnenebene vergeben werden. Es liegt jedoch im Ermessen der BeamtInnen welche Ansuchen dem Beirat vorgelegt werden. Sie sind leider nicht dazu verpflichtet, alle Ansuchen vorzulegen. Jede Abteilung hat einen Beirat, der die höheren Ansuchen beurteilt und Empfehlungen gibt. Die endgültige Entscheidung trifft aber die/der KunstministerIn. Beiratssitzungen finden ca. alle zwei Monate statt, die Ansuchen müssen spätestens zwei Wochen vorher in acht Exemplaren eingelangt sein. Ein spezielles Formular ist auszufüllen.

Die Dauer der Bearbeitung kann von zwei Wochen bis zu einigen Monaten betragen (wenn es zu lange dauert: telefonisch nachfragen!). Nach Zusage ist in manchen Fällen eine Fördervereinbarung auszufüllen und der Förderstelle zu retournieren, bevor die Auszahlung erfolgen kann. Im Schreiben über die Zusage findet sich meist auch die Information, bis wann die Subvention abgerechnet werden muss. Auch weitere Fristen, Details und Regelungen zur Abwicklung der Förderung sind in der Förderzusage zu finden. Es ist daher ratsam, die Föderzusage unbedingt genau durchzulesen!
Größere Förderungen werden oft in Raten ausbezahlt, wobei die letzte Rate manchmal erst nach Vorlage der Projektabrechnung überwiesen wird. Manche Förderstellen überweisen die Gelder sehr spät. Es ist durchaus schon vorgekommen, dass Subventionen erst nach der Durchführung eines Projekts überwiesen wurden. Diese Problematik der Vorfinanzierung von Aktivitäten sollte in der Planung mitbedacht werden.

Abrechnung
Jede Förderung basiert auf einem Vertrag, der Fördervereinbarung, zwischen dem/der jeweiligen FördergeberIn und dem/der FördernehmerIn. Nach Durchführung des Projekts muss dem/der FördergeberIn bis zu einer festgelegten Frist die zweckgemäße Verwendung des Geldes nachgewiesen werden. Diese Frist ist im Schreiben zu finden, mit dem die Förderung zugesagt wurde. Die Abrechnung muss folgende Teile beinhalten

• Budgetübersicht: Eine Aufstellung der entstandenen Gesamtkosten ist notwendig. Die Kosten sollten dem eingereichten Finanzplan entsprechen. Größere Abweichungen sollten begründet und gegebenenfalls mit dem/der FördergeberIn besprochen werden. Bei Vorsteuerabzug können nur die Nettokosten beantragt und abgerechnet werden. Bei einer Jahresförderung ist es notwendig, einen Rechnungsabschluss des Jahres beizulegen.
• Original-Belege: Bei jedem/r SubventionsgeberIn müssen saldierte Rechnungen und Einzahlungsbelege (Honorare, Mieten, Drucksorten, etc.) über die Höhe der Förderung vorgelegt werden. Die Belege werden vor der Rücksendung mit einem Stempel der Behörde versehen. Ausgaben können nur bei einer Förderstelle abgerechnet werden. Es ist jedoch möglich, dass ein Beleg über eine höhere Summe bei mehreren Förderstellen eingereicht und teilsubventioniert wird, das wird am Beleg vermerkt (Teilentwertung). Unter Umständen müssen auch Bankbelege und/oder Kontoauszüge mitgeschickt werden.
• Projektdokumentation: Ein Bericht über das Projekt bzw. die Jahrestätigkeit (Bericht, Katalog, Video, …) wird von machen Förderstellen verlangt (es empfiehlt sich, sich vorab bei dem/der FördergeberIn zu erkundigen). Ergebnisse und eventuell auch ein Pressespiegel sollten beigelegt werden.

Achtung: Da die Originalbelege verschickt werden müssen, empfiehlt es sich, unbedingt die Subventionsabrechnung als Einschreiben aufzugeben und die Belege vorher zu kopieren bzw. bei persönlicher Abgabe bei der Förderstelle eine Bestätigung zu verlangen! Wenn eine Subvention nicht abgerechnet wird, kann dies zur Rückforderung des Geldes durch die Förderstelle führen. Es kann eine zivilrechtliche Klage erfolgen. Verzögert sich eine Subventionsabrechnung, sollte man/frau vor dem gesetzten Abrechnungstermin persönlich mit der Förderstelle Kontakt aufnehmen und eine Verlängerung beantragen.