BeamtInnen brauchen knappe, klare, übersichtliche und vollständige Unterlagen. Gibt es Fragen vor der Antragstellung, stehen BeamtInnen für Auskünfte gerne zur Verfügung. Nach Absendung des Antrags ist es möglich, anzurufen und nachzufragen ob die Unterlagen angekommen sind und ob es noch offene Fragen gibt. Man/frau sollte sich aber nicht erwarten, dass Anträge innerhalb weniger Tage bearbeitet werden können. Ein Nachfragen, wie mit dem Antrag weiter umgegangen wird, ist erst nach längerer Zeit, etwa einem Monat oder länger, angebracht.

Bei Telefonaten und Terminen ist ein höflicher, partnerInnenschaftlicher Ton anzuraten. Das heißt aber nicht, dass man/frau unkritisch sein muss. Es ist davon auszugehen, dass BeamtInnen gerne weiterhelfen, wenn sie können. Für ihren Arbeitsbereich sind sie ExpertInnen, die durchaus auch gefordert werden können, AntragstellerInnen zu beraten. Termine mit BeamtInnen oder PolitikerInnen sind gut vorzubereiten. Es ist sinnvoll, vorher abzuklären, wie viel Zeit zur Verfügung steht und selbst eine kleine Tagesordnung zu machen und mitzubringen, wenn mehrere Themen anstehen. Eine Person sollte für ein Protokoll verantwortlich sein. Dieses kann nach dem Termin dem/der GesprächpartnerIn zur Kenntnisnahme geschickt werden. Das ist sinnvoll, um mündlich Besprochenes zu fixieren und sich in weiteren Gesprächen auf Vereinbarungen beziehen zu können. Eine regelmäßige Information der Förderstellen über die eigene Arbeit kann gewährleistet werden, indem deren Adressen in den Postverteiler für Programmzusendungen oder einen E-mail-Newsletter des Vereins aufgenommen werden. Es sollten sowohl BeamtInnen wie PolitikerInnen informiert werden.   Die meisten Förderstellen schreiben vor, dass auf deren Förderung in Form der Platzierung des Logos auf Publikationen etc. hingewiesen werden soll. Darauf sollte nicht vergessen werden!

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