Ein vollständiger Subventionsantrag besteht immer aus einem Textteil, d.h. einer Beschreibung des Projekts, und einem Finanzplan. Wenn seitens der SubventionsgeberInnen Formulare vorgesehen sind oder wenn es sonstige Richtlinien für die Einreichung gibt (z.B. Umfang des Textes), sollten diese unbedingt beachtet werden. Das Nicht-Erfüllen dieser Voraussetzungen kann zur Ablehnung des Antrags aus formalen Gründen führen! Zudem schickt man/frau bei einem Subventionsantrag einen Begleitbrief mit. In diesem sollten die Vorhaben ganz knapp zusammengefasst werden (2 bis 3 Sätze) und bezogen auf den/die jeweilige/n FördergeberIn folgende Formulierung verwendet werden: „Wir beantragen bei [SubventionsgeberIn] eine anteilige Förderung in der Höhe von xy Euro“. Auch wenn die Unterlagen per E-Mail übermittelt werden, sollte diese Form beibehalten werden. (Bitte vorher nachfragen, ob eine Einreichung per E-mail möglich ist – meist wird ein unterschriebener Antrag benötigt.)  Bei erstmaliger Einreichung bzw. wenn ein Kontakt mit den SubventionsgeberInnen schon länger her ist, ist es sinnvoll, eine Selbstbeschreibung des Vereins bzw. des/der KünstlerIn beizulegen. Diese sollte auf bisherige Aktivitäten und Projekte hinweisen, die handelnden Personen und Vereinsstrukturen vorstellen und den räumlichen/inhaltlichen Rahmen der Kulturarbeit zusammenfassen. Viele SubventionsgeberInnen möchten bei der Ersteinreichung auch Vereinsstatuten und einen aktuellen Vereinsregisterauszug haben (zum Download unter: zvr.bmi.gv.at). Auch Veränderungen der Vereinsstruktur (z.B. neue inhaltliche Ausrichtung, neue Statuten) sollten den SubventionsgeberInnen mitgeteilt werden. Im Textteil des Antrags gilt es darzustellen, was mit den öffentlichen Mitteln geplant ist. Es sollte klar sein, ob eine Jahresprogrammförderung, die Förderung eines oder mehrerer Projekte oder eine Investition beantragt werden. Es ist durchaus auch möglich, mehrere Subventionsarten gleichzeitig einzureichen, der Antrag sollte aber entsprechend gegliedert sein. Die Strukturierung des Textes hängt stark von den Inhalten der Aktivitäten ab sowie davon, ob es sich um ein Jahresansuchen, ein Projektansuchen oder ein Investitionsansuchen handelt:

Jahresansuchen (kulturelles Jahresprogramm eines Kulturvereins)

• Einleitung mit Überblick übers Jahr, Schwerpunktsetzungen, inhaltliche Anliegen & Perspektiven
• Fixe Programm- und Projektschienen mit grobem Zeitplan
• Spezielle Projekte mit grobem Zeitplan
• Organisatorischer Rahmen: Personen/Personal, Orte, Öffentlichkeitsarbeit etc.
• eventuell Kurzzusammenfassung der geplanten Vorhaben
• Kontaktdaten der AntragsstellerIn, Bankverbindung  

Projektansuchen 

• Einleitung mit kurzer Darstellung der geplanten Aktivitäten und der inhaltlichen Intentionen
• genauere Darstellung des Projekts mit grobem Zeitplan
• Organisatorischer Rahmen: Personen/Personal, Orte, Öffentlichkeitsarbeit etc.
• eventuell Kurzzusammenfassung des Projekts
  Kontaktdaten der AntragsstellerIn, Bankverbindung  

Download Muster Projektansuchen (Auszug aus dem Förderdschungel)


Investitionsansuchen

• Beschreibung der notwendigen Investition, wenn möglich mit Hinweis auf vorhandene Kostenvoranschläge
• Gründe für die Investition (z.B. Einsparungen in anderen Bereichen, effizientere Abläufe) in Bezugnahme zu den kulturellen Aktivitäten
• eventuell Zeitplan und organisatorischer Rahmen
• Kontaktdaten der AntragsstellerIn, Bankverbindung

Um einen guten Antrag zu schreiben, braucht es eine möglichst konkrete Vorstellung davon, welche Aktivitäten geplant sind. Nur wenn man/frau weiß, was man/frau will, kann man/frau es auch so aufschreiben, dass sich jemand anderer etwas darunter vorstellen kann. Es ist sinnvoll, sich in die Position des/der LeserIn, d.h. des/der BeamtIn oder der Jury zu versetzen. Um die Frage zu klären, ob der Text für Außenstehende verständlich ist, empfiehlt es sich, jemand Außenstehenden den Text lesen zu lassen.

Der Finanzierungsplan macht transparent, wie sich die Kosten des Projekts zusammensetzen und wie mit den beantragten öffentlichen Subventionen umgegangen werden soll. Der Finanzierungsplan enthält also alle geplanten Ausgaben und alle erwarteten Einnahmen. Es sollte aus dem Finanzierungsplan hervorgehen, wie viel Geld bei der jeweiligen Förderstelle beantragt wird. Dabei sollte auch ersichtlich werden, ob und von wem es schon fixe Subventionszusagen gibt und wo etwas schon beantragt wurde. Ein Projekt-Finanzierungsplan ist im Normalfall ausgeglichen, d.h. die geplanten Ausgaben entsprechen den Einnahmen. 

Ausgaben

Hier sind übersichtlich alle Kosten anzuführen, die sich direkt auf das geplante Projekt beziehen. Das sind z.B.

• Honorare und Spesen für KünstlerInnen und ReferentInnen
• Ausgaben für Öffentlichkeitsarbeit und Dokumentation
• Raummieten, Technikmieten
• Fahrt- und Transportkostensonstige Sachkosten
• AKM, Steuern und Abgaben,
• Honorar für Projektorganisation
• Kosten für Hilfskräfte in der Durchführung etc.anteilige Strukturkosten
• 5-10 % der Kosten für unerwartete Kosten (als solche deklarieren)

Bei größeren Geldsummen bzw. bei geplanten Investitionen ist es sinnvoll, Kostenvoranschläge beizulegen. Zur besseren Übersichtlichkeit kann es auch sinnvoll sein, Beiblätter zu machen aus denen die Art der Kalkulation sichtbar wird (z.B. bei den Personalkosten). 

Einnahmen

Alle auf das Projekt bezogenen Einnahmen sollen vollständig aufgelistet werden. Das sind z.B.

• Subventionen, öffentliche Förderungen (alle Förderstellen, bei denen das Projekt eingereicht wird, sind anzuführen; es ist am besten, hier gleich dazuzuschreiben, ob eine Subvention erst beantragt oder bereits fix zugesagt wurde)
• Eigeneinnahmen (alle Einnahmen, die in Geldwerten dem Projekt zugute kommen und nicht von öffentlichen FördergeberInnen kommen, z.B. Erlöse aus Verkauf von Publikationen, Eintrittsgelder, etc.)
• Sponsoring, Einnahmen aus Inseraten in eigenen Publikationen (Achtung: Auf der Ausgabenseite muss dann die Werbeabgabe bedacht werden)
• Spenden etc. 

Ehrenamtliche Leistungen/Eigenleistungen

Im Anschluss an die Auflistung aller Ausgaben und Einnahmen sollten im Finanzierungsplan auch ehrenamtliche Leistungen und Eigenleistungen angegeben werden. Das sind Leistungen, die unentgeltlich seitens der ProjektbetreiberInnen in ein Projekt eingebracht werden (z.B. unbezahlte Arbeit oder Sachsponsoring).

• Ehrenamtliche Leistungen sind alle unentgeltlich erbrachten Arbeitsleistungen, die für die Durchführung des Projekts relevant sind, von der Konzeption bis zum Putzen nach einer Veranstaltung. Um diese Leistungen zu bewerten, ist es sinnvoll, die für das Projekt voraussichtlich anfallenden, unbezahlten Stunden aller MitarbeiterInnen zu schätzen und diese mit einem Stundensatz, der angegeben werden sollte, zu bewerten.
• Eigenleistungen: In viele Projekte fließen auch Sachleistungen ein, die nicht bezahlt werden müssen z.B. Raumkosten, privat geliehene Geräte etc. Auch diese Sachleistungen sollten angeführt und monetär bewertet werden.

Ehrenamtliche Leistungen/Eigenleistungen sollten unter dem eigentlichen Budget getrennt als Informationsteil angeführt werden. Mit ihrer Darstellung im Finanzierungsplan werden sie in Relation zum gesamten Budget bzw. zu den Förderungen der öffentlichen Hand gesetzt und für die FördergeberIn sichtbar gemacht. 

Download Muster Finanzplan Projektansuchen (Auszug aus dem Förderdschungel) 

Detaillierte Infos mit zahlreichen Praxisbeispielen und ausführlichem Adressteil: ÜBERLEBEN IM FÖRDERDSCHUNGEL. Eine Infobroschüre über Förderungen in Kunst und Kultur. Herausgegeben von TKI und KUPF 2005, aktualisiert 2011, als kostenloser Download hier zu finden.

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Download Muster Projektansuchen (aus dem "Förderdschungel")


Download Muster Finanzplan - Projektansuchen (aus dem "Förderdschungel")