Die Pressekonferenz ist für alle Beteiligten aufwändig und sollte daher nur sparsam eingesetzt werden. Im Unterschied zur Presseaussendung sollte ein zentrales Merkmal der PK darin bestehen, dass der Dialog mit den JournalistInnen ein wichtiges Anliegen ist. Eine Pressekonferenz ist dann angemessen, wenn das Thema als zu komplex und wichtig für eine Presseaussendung angesehen wird.

Einladung
Einladung zu einer PK sollten etwa eine Woche vorher per E-mail verschickt werden. Ein Erinnerungsmail oder wenn es sein soll auch ein Erinnerungsanruf ist einen Tag vor der PK zu empfehlen. Natürlich kann auch sehr kurzfristig zu einer PK eingeladen werden, gegebenenfalls auch innerhalb weniger Stunden, aber da muss der Grund für die Kurzfristigkeit schon offensichtlich sein. Einladungen immer auch an die Austria Presse Agentur/APA schicken, damit diese die PK in ihren Terminkalender aufnimmt, bzw. gegebenenfalls auch selbst davon berichtet. Im digitalen Zeitalter ist eine briefliche Einladung gar keine schlechte Idee, weil man damit auf jeden Fall Aufmerksamkeit erzielt. Zumindest die Erinnerung sollte aber digital erfolgen.

Termin
Ein heikles Thema ist die Terminwahl für eine PK. Alleine über den Wochentag kann man stundenlang diskutieren, weil jeder seine Vor- und Nachteile hat. So sind Donnerstag und Freitag Tage, bei denen man mit stärkerer Konkurrenz durch andere PKs rechnen muss, dafür wird man bei den Tageszeitungen an den Erscheinungstagen Freitag und Samstag mit höheren LeserInnenzahlen belohnt (sofern die PK Berücksichtigung gefunden hat). Samstag und Sonntag sind als PK-Termine Tabu. Ungünstig sind auch Wochentage vor einem Feiertag, weil dadurch Tageszeitungen die nicht am Feiertag erscheinen faktisch ausgeschlossen werden.

Die Beginnzeit sollte nicht vor 9/9h30 sein und nicht nach 11 Uhr sein. In begründeten Situationen kann es auch der Nachmittag sein, etwa wenn der Referent zu einer Abendveranstaltung auch der Hauptakteur der PK sein soll und am Vormittag noch nicht zur Verfügung steht.

Stichworte zum Einladungstext

• In wenigen Sätzen das Thema umreißen, aber nicht alle Aussagen vorweg nehmen
• Termin (Wochentag + Datum + Uhrzeit + Ort) deutlich hervorheben
• Nennung aller TeilnehmerInnen an der PK mit Vor- und Zuname, sowie Funktion
• Rückfragenhinweis: Person + Telefonnummer + E-Mail-Adresse

Hinweise zum Ablauf der Pressekonferenz

• Pressemappe auflegen mit
• Liste aller Teilnehmer am Podium (Vor- + Zuname + Funktion)
• „Waschzettel“ mit allen wesentlichen Informationen, ähnlich aufgebaut wie PA
• ergänzenden Informationen zum konkreten Anlass (Daten, Statistiken, etc.) + Hintergrundinfos zur Organisation.
• Ein eigene ModeratorIn ist oft vorteilhaft.
• Nicht mehr als drei Personen am Podium. Zwischen diesen sollte vorab geklärt sein, wer zu welchen Aspekten Statements abgibt. Die Summe der Statements sollte nicht über 20 Minuten dauern und die Inhalte sollten zu Fragen und Gespräch anregen
• Powerpoint und andere Präsentationsformen nur gezielt einsetzen, etwa um Grafiken und Statistiken zu präsentieren. keine Doppelung der Statements
• Ergänzende Anmerkungen seitens der Podiumsteilnehmer vorbereiten, falls das Gespräch nur stockend in Gang kommt
• Gesamtdauer der PK sollte eine Stunde nicht überschreiten.
• Pünktlich anfangen
• Unmittelbar nach Abschluss sollten die digital aufbereiteten Unterlagen an jene verschickt werden, die nicht zur PK gekommen sind (Nichterscheinen ist nicht unbedingt gleich zu setzen mit Desinteresse.

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