Projektabrechung
Abrechnung und Verwendungsnachweis für TKI open-Projekte bei der Kulturabteilung des Landes
Wichtig
Die schriftliche Förderzusage der Kulturabteilung enthält wichtige Informationen – bitte diese genau durchlesen und aufbewahren! Das Schreiben enthält folgende Informationen:
- Höhe des Förderbetrags
- Termine für die Anweisung der ersten Rate und die Abforderung der Restrate(n)
- Frist für den Verwendungsnachweis
- Erforderliche Nachweisunterlagen
Abrechnungstermin
- Der genannte Abrechnungstermin muss eingehalten werden! Ist das aus irgendwelchen Gründen - z.B. weil sich das Projekt verschiebt - nicht möglich, bitte unbedingt rechtzeitig mit Angelika Unterrainer Kontakt aufnehmen und sie davon in Kenntnis setzen. Es muss unter Anführung der Geschäftszahl und des Grundes schriftlich um Fristverlängerung angesucht werden.
- Der Verwendungsnachweis gilt erst dann als erbracht, wenn alle Unterlagen beim Land Tirol eingelangt sind.
Nachweisunterlagen laut Förderzusage
- eine vollständige und detaillierte Einnahmen- und Ausgabenaufstellung des geförderten Projekts unter Aufschlüsselung der einzelnen Förderungen aus öffentlicher Hand und Sponsorbeiträge
- Originalrechnungsbelege samt Zahlungsbestätigungen in Höhe der Förderung mit einer entsprechenden systematischen Belegaufstellung.
Das heißt: Die einzelnen Belege müssen fortlaufend nummeriert sein. Die unterschriebene Belegaufstellung enthält die einzelnen Belege mit Belegnummer, Firmenname und Rechnungsbetrag sowie die Summe der Rechnungsbeträge. Dabei sollte die Projektabrechnung möglichst der Projekteinreichung entsprechen.
Die Originalrechnungsbelege müssen auf das Projekt bzw. den/die FördernehmerIn ausgestellt sein (außer Kleinbetragsrechnungen unter 150 Euro).
Honorarnoten und Belege über Zahlungen an Dritte müssen in lesbarer Schrift Name und Adresse der BetragsempfängerInnen enthalten. Bei Barauszahlungen muss der/die EmpfängerIn den Erhalt des Betrages bestätigen - mit dem Vermerk „Betrag bar erhalten am...“ und mit seiner/ihrer Originalunterschrift.
Eigenhonorare können bei TKI open mit einem Leistungsblatt abgerechnet werden.
Reiserechnungen müssen im Original vorgelegt werden. Jedenfalls ist die kostengünstigste Reisevariante (öffentliche Verkehrsmittel) zu wählen. Kosten für nicht öffentliche Verkehrsmittel müssen nachvollziehbar begründet werden und können nur in Einzelfällen und dem Ansuchen entsprechend abgerechnet werden.
Achtung: bestimmte Kostenarten können in der Kulturabteilung des Landes nicht abgerechnet werden. Dazu gehören z.B. Rechnungen für Verpflegung oder Dekoration (sofern nicht impliziter Teil eines Kunstprojekts). Im Zweifelsfall empfiehlt sich eine Nachfrage in der Kulturabteilung.
Originalbelege können jeweils nur bei einer Förderstelle zur Abrechung vorgelegt werden. Es ist jedoch möglich, dass ein Beleg über einen höheren Betrag mit einem Teilbetrag bei der Kulturabteilung und anderen Teilbeträgen bei anderen Förderstellen eingereicht wird. Das wird am Originalbeleg von der Förderstelle als Teilentwertung vermerkt.
Da sämtliche Belege im Original verschickt werden müssen, sollte die Subventionsabrechnung unbedingt als Einschreiben aufgegeben und die Belege vorher kopiert werden. Werden die Belege persönlich in der Kulturabteilung abgegeben, empfiehlt es sich, eine Bestätigung zu verlangen.
Wenn eine Subvention nicht ordnungsgemäß abgerechnet wird, kann dies zur Rückforderung des Geldes (zuzüglich Zinsen) durch die Förderstelle führen. Es kann auch eine zivilrechtliche Klage erfolgen.
