Buchhaltung

Vereine müssen über ihre Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß Buch führen – sowohl aus steuerlicher als auch aus vereinsrechtlicher Sicht.

Die wichtigsten Grundsätze

Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, chronologisch und zeitgerecht erfolgen.
Jede Buchung braucht einen Beleg (z. B. Rechnung).
Alle Unterlagen müssen mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden (beachte bestimmte längere Fristen).

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Bei kleinen Vereinen (unter 1 Million € Jahresumsatz) darf die Buchführung mittels Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfolgen. Sie muss spätestens 5 Monate nach Jahresende erstellt werden. Daraufhin ist innerhalb von 4 Monaten eine Rechnungsprüfung durchzuführen.

Wichtig bei der Buchführung

Im Einnahmen-Ausgaben-Journal werden Geldflüsse zeitpunktbezogen eingetragen (Überweisungsdatum, nicht Rechnungsdatum).
Eine klare Kategorisierung (z. B. Miete, Mitgliedsbeiträge) erleichtert die Übersicht, ebenso wie die Unterscheidung nach → Betriebsarten.

Vermögensübersicht

In der Vermögensübersicht wird zum Abschluss des Rechnungsjahres die finanzielle Situation des Vereins dargestellt: Vermögen (Kassa, Konto) und Verbindlichkeiten werden aufgelistet.

Anlagenverzeichnis

Für die Erfassung von Vermögensgegenständen ist in der Regel auch ein Anlagenverzeichnis vorgeschrieben.

Abschreibung

Wirtschaftsgüter über 1.000 € werden über mehrere Jahre abgeschrieben (AfA). Subventionen kürzen die Anschaffungskosten.

Buchhaltungsprogramm

Tabellenkalkulationsprogramme (z. B. Excel) sind nicht manipulationssicher, für kleine Vereine aber erlaubt.

Was ist eine Belegsammlung?

Keine Buchung ohne Beleg. Daher ist es wichtig, alle Belege auch zu sammeln und aufzubewahren - chronologisch geordnet, mit Zahlungsvermerk und laufender Nummer.

Was sind die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung?

Die Buchführung muss so gestaltet sein, dass ein*e "sachverständige Dritte*r" sich in "angemessener Zeit" einen Überblick über die Vorgänge und Lage des Vereins machen kann.

Die Buchführung muss in einer lebenden Sprache geführt werden, die Bedeutung von Abkürzungen, Symbolen etc. muss eindeutig festgelegt werden.
Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
Werden für die Aufbewahrung der Buchführung und Belege Datenträger genützt, gelten spezielle Aufbewahrungsregeln.

Welche Voraussetzungen gibt es für Rechnungsprüfer*innen ?

Der Verein braucht mindestens zwei Rechnungsprüfer*innen. Sie müssen "unabhängig und unbefangen" sein. Sie dürfen keinem Organ mit Ausnahme der Mitgliederversammlung angehören, dessen Tätigkeit Gegenstand der Aufsicht ist. Rechnungsprüfer*innen müssen die "Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Organwalters" an den Tag legen. Die Statuten können weitere Voraussetzungen festlegen.

Was muss der Rechnungsprüfungsbericht enthalten?

Der Rechnungsprüfungsbericht hält fest, ob die Finanzen ordentlich geführt und die Gelder gemäß den Statuten verwendet wurden. Er weist auch auf Mängel oder Risiken für den Fortbestand des Vereins hin. Ungewöhnliche Einnahmen oder Ausgaben sollen ebenfalls darin stehen, besonders sogenannte In-sich-Geschäfte, z. B. wenn ein Vorstandsmitglied ein Geschäft mit dem Verein macht.

Die Rechnungsprüferinnen berichten dem Vorstand über ihre Prüfung. Der Verein muss dann Mängel beheben und Risiken abwenden. Der Vorstand informiert die Mitglieder über die geprüfte Einnahmen- und Ausgabenrechnung. Geschieht das in der Mitgliederversammlung, sind die Rechnungsprüferinnen dabei einzubinden.

Broschüre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung der WKO

wko.at