Die bisherige "pauschale Aufwandsentschädigung" ist nicht gesetztlich verankert und wurde in der aktuellen Fassung der Vereinsrichtlinien vom 31.1.2025 gestrichen (Streichung RZ 772). Wir empfehlen, Auszahlungen an Freiwillige nur mehr über das neue Freiwilligenpauschale abzuwickeln.

Als "Einsatztag" ist der Kalendertag zu verstehen.

Ja, aber der Steuerfreibetrag bleibt aber bei 1.000 € pro Person (für das kleine Pauschale) und 3.000 € (für das große Freiwilligenpauschale).

Werden die Höchstgrenzen überschritten, liegen insoweit Einkünfte gemäß § 29 Z 3 "Sonstige Einkünfte" vor, die der*die Freiwillige in der Steuererklärung angeben muss.

Weitere Infos gibt's bei sportaustria.at

Der Verein muss dem Finanzamt bis Ende Februar des Folgejahres elektronisch Informationen übermitteln, wenn die jeweiligen Höchstgrenzen überstiegen werden.

Wer Einkünfte aus selbständiger Arbeit, einem Gewerbebetrieb, nichtselbständiger Arbeit oder sonstige Einkünfte im Sinne des § 29 EStG vom Verein (oder einer Tochtergesellschaft) bekommt, darf das Freiwilligenpauschale nicht bekommen, wenn die freiwillige Tätigkeit, eine vergleichbare Ausbildung oder Qualifikation erfordert.

In den Erläuterungen werden folgende Beispiele genannt:

1. Ein Buchhalter ist Dienstnehmer eines Rettungsdienstes und wird in seiner Freizeit für denselben Rettungsdienst als Sanitäter tätig. Er kann für die Tätigkeit als Sanitäter das Freiwilligenpauschale (sofern die übrigen Voraussetzungen vorliegen) erhalten, da die erforderliche Ausbildung unterschiedlich ist.

2. Wenn ein Sanitäter, der in dieser Funktion Dienstnehmer des Rettungsdienstes ist, für einen Teil der Einsätze am Wochenende gesonderte Zahlungen erhält, können diese, unabhängig von vertraglichen Regelungen mit dem Dienstgeber, kein Freiwilligenpauschale darstellen, da die notwendige Qualifikation vergleichbar ist.

3. Wenn eine Ärztin Dienstnehmerin des Rettungsdienstes ist und im Rahmen ihres Dienstverhältnisses vorrangig Ausbildungen durchführt, aber gelegentlich auch als Notärztin tätig wird, so kann ihr für die Tätigkeit als Notärztin kein Freiwilligenpauschale steuerfrei gewährt werden, da eine vergleichbare Ausbildung notwendig ist, um sie durchzuführen. Dadurch soll verhindert werden, dass im Rahmen desselben Dienstverhältnisses ein Teil der Tätigkeiten als steuerpflichtige nicht selbständige Tätigkeit
behandelt wird, während ein Teil als steuerfreies Ehrenamt behandelt wird.

Für Tätigkeiten in der Kulturbereich ist diese Unterscheidung meist wenig hilfreich. Wir empfehlen in der Zwischenzeit das Freiwilligenpauschale nur auszuzahlen, wenn die unterschiedlichen Qualifikationen oder Ausbildungen sehr deutlich sind oder die Personen eben keine Angestellte oder Werkvertragnehmer*innen des Vereins (oder einer Tochtergesellschaft) sind.

Wenn eine ehrenamtlich tätige Person im Laufe eines Kalenderjahres sowohl Tätigkeiten des kleinen als auch großen Freiwilligenpauschales ausübt, ist insgesamt höchstens der Jahresbetrag des großen Freiwilligenpauschales steuerfrei. Der Höchstbetrag pro Einsatztag wird davon nicht berührt.

Beispiele:
1. Eine Freiwillige wird sowohl nach dem kleinen Freiwilligenpauschale als auch nach dem großen Freiwilligenpauschale jeweils 5 Tage ehrenamtlich tätig. Er kann daher höchstens 400 Euro steuerfrei erhalten.

30 € x 5 Tage = 150 € (kleines Pauschale)
50 € x 5 Tage = 250 € (großes Pauschale)
Gesamtsumme = 400 € / Höchstgrenze 3.000 €
Die gesamten 400 € sind steuerfrei.

2. Eine ehrenamtlich tätige Person bekommt für 30 Tage das kleine Freiwilligenpauschale und erhält 30 € pro Tag, insgesamt also 900 € und bekommt darüber hinaus für 10 Einsatztage das große Freiwilligenpauschale à 50 €. Es kann die gesamte Summe von 1.400 € steuerfrei behandelt werden.

30 € x 30 Tage = 900 € (kleines Pauschale)
50 € x 10 Tage = 500 € (großes Pauschale)
Gesamtsumme: 1.400 € / Höchstgrenze 3.000 €
Die gesamten 1.400 € sind steuerfrei.

Hat die ehrenamtlich tätige Person hingegen nicht 10, sondern 50 Einsatztage des großen Freiwilligenpauschales und dafür 2500 Euro erhalten, so bleiben insgesamt lediglich 3.000 Euro der 3.400 Euro des für die ehrenamtliche Tätigkeit zugewendeten Betrages steuerlich begünstigt.

30 € x 30 Tage = 900 € (kleines Pauschale)
50 € x 50 Tage = 2.500€ (großes Pauschale)
Gesamtsumme: 3.400 € / Höchstgrenze 3.000 €
Nur 3.000 € können steuerfrei bezogen werden.

Mitteilungspflicht ans Finanzamt beachten.

Pflicht zur Aufzeichnung

Der Verein hat über die Auszahlungen an ehrenamtlich Tätige Aufzeichnungen zu führen. Die Erläuterungen nennen insbesondere Zahl der Einsatztage, große oder kleine Freiwilligenpauschale, Höhe der ausgezahlten Freiwilligenpauschale.

Ein Muster findet ihr auf der Seite der IG Kultur Österreich.

Sport Austria empfiehlt folgende Informationen zu sammeln:

• Name
• Geburtsdatum
• Sozialversicherungsnummer
• Wohnanschrift
• Anzahl der Einsatztage
• Art der Tätigkeit hinsichtlich Einstufung als „kleines“ bzw. „großes Pauschale“
• zugewendetes Pauschale pro Einsatztag

Meldepflicht bei Überschreitung der Höchstgrenzen

Der Verein muss dem Finanzamt bis Ende Februar des Folgejahres elektronisch Informationen übermitteln, wenn die jeweiligen Höchstgrenzen der kleinen oder großen Freiwilligenpauschale (1.000 bzw. 3.000 €) überschritten werden. Diese Meldung muss elektronisch bis Ende Feber des Folgejahres geschehen.

Nur wenn die gezahlte Freiwilligenpauschale für den*die Freiwillige*n den jeweiligen Jahreshöchstbetrag der kleinen oder großen Freiwilligenpauschales (1.000 bzw. 3.000 €) überschreitet, muss der Verein das dem Finanzamt elektronisch bis Ende Feber des Folgejahres übermitteln.

Da kein Dienstverhältnis vorliegt, ist die Person, die eine Freiwilligenpauschale bekommt, nicht unfallversichert. Hierfür muss eine extra Versicherung abgeschlossen werden.

• Bei Förderungen der Kulturabteilung der Stadt Innsbruck: ja
• Bei Förderungen der Kulturabteilung des Landes Tirol: ja (muss aber Teil der Kostenkalkulation im Antrag sein und bei der Abrechnung entsprechend nachgewiesen werden)
• Bei Förderungen des BMWKMS: noch keine Auskunft

Wir empfehlen, die Frage vor Projektbeginn/Auszahlung im Zweifelsfall explizit bei der Förderstelle abzuklären, um keine bösen Überraschungen zu erfahren.

Pauschale Reisekostenersätze (z. B. Kilometergeld) zusätzlich zur Auszahlung eines Freiwilligenpauschales für denselben Tag sind nicht möglich. Werden sie dennoch zusätzlich zu einem Freiwilligenpauschale ausbezahlt, werden diese als Teil des Freiwilligenpauschale betrachtet.

Ob ein Auslagenersatz für tatsächliche nachgewiesene Kosten, z.B. Zugtickets, bei zeitgleicher Auszahlung des Pauschales möglich ist, ist aktuell unklar.