Eine strukturierte Planung ist auch in gemeinnützigen Vereinen sinnvoll. Einfaches Projektmanagement hilft besonders im Spannungsfeld zwischen Haupt- und Ehrenamt.

Die fünf Projektphasen

Projekte haben einen klaren Anfang und ein klares Ende und lassen sich grundsätzlich in fünf Phasen unterteilen: Initiierung, Planung, Mobilisierung, Umsetzung und Abschluss.

Die Phase der Mobilisierung unterscheidet sich von der betriebswirtschaftlichen Logik am meisten: Es geht weniger um den Verkauf eines Produkts, sondern mehr darum, Zielgruppen zu aktivieren sowie Begegnung und Beteiligung zu fördern. Motivation und Ziele sollten hier daher umso genauer geklärt werden.

Zwischen Haupt- und Ehrenamt

In Vereinen mit wenigen Hauptamtlichen und vielen Freiwilligen treffen unterschiedliche Erwartungen und Hierarchieverständnisse aufeinander. Die zentrale Frage ist: Wie gelingt Steuerung und Führung bei flachen Hierarchien? Wer behält den Überblick, motiviert oder steuert notfalls dagegen? Dabei geht es weniger um das Wer, sondern mehr um das Wie:

• Wie setzen wir gemeinsame Ziele (um)?
• Wie gehen wir achtsam mit Veränderungen um?

Ziele sind SMART

Ziele sollten regelmäßig überprüft und nach dem SMART-Prinzip definiert werden: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. So lassen sich Konflikte vermeiden, Motivation fördern und Erfolge sichtbar machen.

Checkliste

• Zeitplan und Budget erstellen
• Aufgaben klar definieren
• Zuständigkeiten verteilen
• Finanzen im Blick behalten
• Projekt dokumentieren und reflektieren
• Erfolge feiern