Vereine müssen ab einem Jahresumsatz von 15.000 € netto und wenn die Barumsätze (inkl. Bankomatzahlungen) 7.500 € netto übersteigen, eine Registrierkasse verwenden, die alle Bareingänge und Barausgänge elektronisch erfasst. Beide Grenzen müssen überschritten sein, damit eine Registrierkassenpflicht besteht.

Hinweis: Die Umsatzgrenzen werden pro wirtschaftlichem Betrieb ermittelt (→ Betriebsarten).

Erleichterungen für gemeinnützige Vereine

• Unentbehrliche Hilfsbetriebe: keine Registrierkassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht
• Entbehrliche Hilfsbetriebe: Registrierkassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht, außer beim kleinen → Vereinsfest und bei der kleinen → Vereinskantine.

Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht

Unter den genannten Grenzen (15.000 € netto bzw. 7.500 € netto) genügt eine einfache Einzelaufzeichnung (handschriftlich oder digital alle Einnahmen einzeln festhalten) und eine Belegerteilung bei jeder Barzahlung (ein einfacher Kassablock mit fortlaufender Nummer reicht aus).

Kalte-Hände-Regelung

Bei Verkäufen im Freien, etwa bei Straßenfesten, ist bis 45.000 € Jahresumsatz keine Registrierkasse nötig – hier reicht die tägliche Gesamtsumme (Kassasturz).

Was müssen Belege enthalten?

Vereinsname, Rechnungsempfänger*in, Datum, laufende Nummer, Beschreibung der Ware oder Leistung, Betrag, Umsatzsteuersatz bzw. Angabe zur Umsatzsteuerbefreiung. Kopien oder elektronische Daten müssen sieben Jahre aufbewahrt werden.

Verpflegung auslagern

Wird die Verpflegung an ein externes Unternehmen ausgelagert, ist diese Tätigkeit nicht Teil des Vereinsfestes. Bei Überschreiten der Umsatzgrenzen unterliegt das Unternehmen der Registrierkassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht.